Privacyverklaring notariskantoor mr. N. Mickartz
Onze contactgegevens
| Naam kantoor: | notariskantoor mr. N. Mickartz |
| Adres: | Streeperstraat 25 |
| Postcode / Plaats: | 6371 GL Landgraaf |
| Contactpersoon: | P. Dassen |
| E-mailadres: | [email protected] |
onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Insolventie-, Curateleregister, Verificatie Informatie Systeem (VIS), Handelsregister en Kadaster.
- Doordat uw persoonsgegevens in een notariële akte worden opgenomen, kunnen de andere personen die in de akte worden genoemd deze gegevens ook kunnen zien. Als de akte wordt ingeschreven in een openbaar register, zijn deze gegevens ook voor derden zichtbaar.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met u overeengekomen dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en facturen. Ten behoeve van deze dienstverlening vragen wij bij u de
benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst. Deze persoonsgegevens kunnen zijn: uw NAWgegevens, uw geslacht, uw Burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens die op uw identiteitsbewijs staan, uw geboortedatum en geboorteplaats, uw burgerlijke staat, de persoonsgegevens van u gezins- of familieleden. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om uw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:
- Openbare registers, waaronder het kadaster en het handelsregister
- Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent
- Schenker
- Accountant/Belastingadviseur/Fiscalist
- Advocaat
- Hypotheek/Financieel adviseur
- Enige andere (persoonlijke) adviseur
- Gemeente o.a. BRP
doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens, afhankelijk van welke akte wij voor u hebben opgesteld,
persoonsgegevens aan de volgende ontvangers: het kadaster, het Centraal Testamenten Register (CTR), het Centraal Levenstestamentregister (CLTR), de Belastingdienst, de kamer van koophandel (handelsregister en UBO register) en andere registerhouders.
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie, tenzij dit wettelijk verplicht of echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren of u daarvoor uitdrukkelijk toestemming of opdracht heeft gegeven.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Beveiliging van uw persoonsgegevens
Ons kantoor neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Dit doen wij onder meer door de volgende maatregelen:
- alle personen die uw gegevens kunnen inzien, hebben een geheimhoudingsplicht;
- we hebben een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of
- technische incidenten;
- we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van
misbruik, neem dan contact met ons op.
uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst) schriftelijke aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal tegen kosten een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.